Imagine você em um final de semana curtindo uma caminhada na praia, toca o celular dando conta de uma notificação da Receita Federal informando que cruzamentos de dados entre prestador de serviço e condomínio tomador de serviços, apresentou falhas de recolhimento de impostos. O ocorrido se deu a cinco ou sete anos atrás, período em que você foi síndico(a) ou conselheiro(a), estabelecendo prazo para esclarecimentos.
Ah! Isso é de responsabilidade da contabilidade! Será que o fisco vai entender deste jeito ou acionará o condomínio que de fato é o tomador de serviços?
Digamos que o problema em questão se refere a serviços de pintura do prédio no valor de R$ 150.000,00 pagos em dez parcelas, cujo valor da retenção de ISS, em se tratando de um prestador de serviços empresa normal, era de R$ 4.500,00 e o INSS em torno de R$ 16.500,00.
Analisar os pagamentos passíveis de retenção, reter e recolher aos cofres públicos é de responsabilidade do tomador de serviços condomínio, como desdobramento deste exemplo, do ponto de vista fiscal, caberá ao condomínio retroceder a época em que os impostos deveriam ser retidos, atualizar cinco ou sete anos e efetuar quitação.
Digamos que você possua formação em odontologia e perante a fiscalização da Receita Federal se justifique informando que o erro em questão foi involuntário que você é leigo no assunto por não possuir formação contábil e que o condomínio irá recolher todos os impostos devidamente atualizados. Bem! Os valores históricos não recolhidos a responsabilidade realmente é do condomínio, contudo, o que se refere a juros e correções, caso for do entendimento dos condôminos que o erro é decorrente de falha do síndico e cabe a este arcar com suas falhas, os moradores podem cobrar o ressarcimento do síndico com a corresponsabilidade do conselho que aprovaram o balancete;
Voltando a nossa ilustração hipotética. Quando você se justifica perante a Receita Federal e se propõe a recolher os impostos devidos aos cofres públicos, o problema está resolvido sob o ponto de vista fiscal, contudo, reter impostos e não recolher aos cofres públicos se configura em apropriação indébita.
Mesmo que você reitere que é leigo e quando e esclareça que a nota fiscal deduzindo o imposto retido lhe fez acreditar que o valor deduzido era um desconto, ou
reforce que este processo passou pela contabilidade e a mesma não me orientou isto não remediara caracterização de apropriação.
Neste ínterim, a primeira pergunta que lhe será efetuada é se você possui assessoria contábil como síndico do condomínio, pois, se você é assessorado perde a condição de leigo e se o caso em questão for enviado a Polícia Federal, terá que responder criminalmente.
Outra situação que complica a vida de síndicos e conselheiros, que aprovam os balancetes, seria a aquisição de serviços mediante a recibo o que pode caracterizar sonegação fiscal, cuja, a responsabilidade é do tomador de serviço condomínio.
Se o seu condomínio não possui método de gestão fiscal, que disponibilize controle de retenção de impostos disponibilizado mensalmente no balancete, sindico e conselho ficam expostos a embaraços futuros.
Mesmo que o síndico possua formação que lhe confere domínio técnico de retenção de impostos que envolve empresas no âmbito fiscal, ainda assim encontraria dificuldades nos aspectos correlatos a exigências da legislação previdenciária mais afeto ao cotidiano de técnicos da área de Departamento Pessoal.
Enquanto administradora de condomínios, entendemos que ficar indiferente a Gestão Fiscal do condomínio se limitando a simples geração do balancete não é razoável. Seria como se estivéssemos lavando as mãos, mesmo sabendo que no futuro ocorrerá cruzamento de dados entre prestador de serviço e o condomínio tomador destes serviços, onde ausência de Gestão Fiscal gera descontrole favorecendo a geração de erros involuntários e consequentes embaraços futuros.
Diante disto desenvolvemos o CONTROLE DE RETENÇÃO DE IMPOSTOS PARA LEIGOS, em linguagem acessível que viabiliza a constatar se as obrigações de fiscais do condomínio estão sendo devidamente cumpridas, e proporcionando eventuais correções no mês subsequente.
Assim damos transparência aos conselheiros dos pagamentos passíveis de retenção a nível Federal e Municipal mais de quinhentas páginas quando somadas a seus anexos, e que se alteram a bel prazer do entendimento do legislador.
A falta de um controle de documentos passiveis de retenção nos balancetes de condomínios pode induzir ao erro de análise e sem essa assessoria, aliada a abertura online de relatórios dos pagamentos da movimentação financeira, acesso a nossos técnicos para tirar dúvidas, Síndicos e conselheiros acabam por aprovar o balancete mensal de prestação de contas praticamente às cegas, com possibilidade descumprimento involuntário da legislação, e por conseguinte com a possibilidade de caracterizar crime de sonegação fiscal ou apropriação indébita.
Este é o maior telhado de vidro de síndicos e conselheiros e um grande desafio das administradoras de condomínio para olhar de frente esta situação, gerar as condições necessárias de segurança e salvaguardo do cliente. A Máxima Condomínios entende que o controle de retenção de impostos, que exige uma sincronia dos setores fiscal e Departamento pessoal, além de uma obrigação de nossa assessoria para com o cliente, é uma das maiores salvaguardas da
gestão de síndicos e conselheiros, motivo o qual o disponibilizamos mensalmente no balancete, trata-se de um controle simples e de fácil compreensão por leigos no assunto.
Com nosso controle, objetivamos atingir três pilares essenciais a uma gestão fiscal do condomínio:
- Salvaguardar a Síndicos e conselheiros da prática de erros involuntários, que caracterizam crime de sonegação fiscal e apropriação indébita, cuja responsabilidade recai no Corpo Diretivo do Condomínio;
- Fiel cumprimento das exigências legais de retenção de impostos do condomínio;
- Minimizando impacto de juros e multas por parte do condomínio com a correção de erros involuntários no mês subsequente e não após o cruzamento de dados da Receita Federal que pode levar anos.
Jorge Henrique J. da Silva
Máxima Administração de Condomínios
Leia também…
